Entreprise: Maison de repos
Les Jardins de Scailmont (LJDS) à Manage est une maison de repos axée sur l'hébergement des personnes âgées atteintes de démence. LJDS se distingue dans le secteur par une approche innovante inspirée par la méthodologie Montessori, Tubbe et l'Humanisme. Sa mission est de mettre en avant les possibilités et le potentiel des personnes âgées démentes, au lieu de se concentrer sur leurs limitations. Cette philosophie a conduit à une évolution du concept traditionnel de maison de repos vers une "maison de vie", où la vie dans tous ses aspects est célébrée et encouragée, même dans le contexte de la démence.
Défis
LJDS gère une large gamme d'activités tout en servant les intérêts des habitants, de leurs familles et des employés. L'achat de divers logiciels pour la planification du personnel, la planification des soins, la comptabilité et la facturation a entraîné une charge administrative encore plus lourde. Il y a un manque d’intégration entre ces différentes applications. Il est nécessaire de centraliser toutes les informations et tous les processus de travail dans un seul logiciel et de les rendre accessibles aux personnes qui ont besoin de ces informations.
Solution: ERP Odoo
Grâce à leur expertise et leur expérience avec le ERP Odoo, Cabau Consultancy a proposé de sélectionner une application Odoo spécifique pour chaque processus. Ces applications seraient, si nécessaire, personnalisées à l'aide d'Odoo Studio pour être parfaitement adaptées aux besoins d'une maison de repos. Cette personnalisation est essentielle pour répondre au "jargon" propre à l'établissement, où le terme « client » ne peut pas simplement être utilisé pour désigner « résident » et son représentant (membre de la famille, administrateur de biens) et aussi les mutuelles et les tiers payeurs.
Optimisation de la liste d'attente et de l'admission de nouveaux résidents grâce à Odoo CRM
Au sein des Jardins de Scailmont, la gestion efficace de la liste d'attente et l'admission des nouveaux habitants est cruciale. C'est la raison pour laquelle nous avons opté pour la CRM d'Odoo comme première application. Le CRM Odoo permet de lancer une recherche automatisée, dès qu'une place se libère. Une fois le futur habitant sélectionné en fonction de la disponibilité, un dossier client est créé et le client est étiqueté "habitant". Les informations du CRM sont automatiquement transférées dans le fichier client sans perte de données. Le dossier client est ensuite complété par les données administratives et médicales.
À cette étape, tous les documents nécessaires à l'admission sont préparés et présentés pour signature à l'aide des applications "documents" et de "signature électronique".
L'équipe de soins est informée de l'arrivée du nouveau habitant et peut consulter sa fiche de contact pour recueillir les informations nécessaires à l'élaboration d'un "projet de vie individuelle". En parallèle, tous les contacts liés au nouveau habitant, comme sa famille, son médecin traitant et son hôpital, sont mis à jour dans la fiche client et correctement étiquetés. Cela nous permet d'assurer que les factures, les informations destinées à la famille et les informations médicaux sont envoyées aux bons contacts. Cabau a créé une application dans « Studio » pour lier un état de lieu de la chambre au résident. De là, il y a une intégration avec le helpdesk, pour informer le responsable logistique de tout travail de maintenance. Le suivi de ces travaux est lié au dossier client.
La personnalisation et la mise en place du CRM a optimisé le processus d'admission. Le temps gagné profite à une meilleure communication et à un meilleur service pour l'habitant.