Vandaag, in een wereld die snel evolueert, is een efficiënt veiligheidsmanagementsysteem een cruciaal aspect geworden voor bedrijven en organisaties in de vrijetijdssector. Veel organisaties blijven echter oude digitale veiligheidssoftware gebruiken om hun SMS te beheren. E-mails, Word en Excel volstaan niet meer om een efficiënt en georganiseerd SMS te beheren.
Op maat gemaakte software voor veiligheidsbeheer in de vrijtijdsector zoals pretparken pret- en themaparken, dierentuinen, aquari en musea zijn nodig.
SMS
Een veiligheidsbeheersysteem (SMS) is een verzameling gestructureerde bedrijfsprocessen die efficiënte en op risico's gebaseerde besluitvorming garanderen. Veiligheidsbeheersystemen helpen organisaties om producten of diensten op het hoogste veiligheidsniveau te leveren en veilig te blijven werken.
De vier componenten van een SMS
Om een compleet SMS digitaal te beheren hebben we 3 programmas nodig:
Waarom deze software? Voor KMO's bieden ze de beste prijs-kwaliteitverhouding en we kunnen ze integreren om dubbel werk te voorkomen.
Hieronder bespreken we de applicaties die we gebruiken om te voldoen aan de vier pijlers van een standaard veiligheidsmanagementsysteem (SMS) dat kan worden toegepast in KMO's.
Google Workspace - Policy
Google wordt niet alleen gebruikt als e-mail en agenda, maar speelt ook een belangrijke rol bij het maken van documenten. Interne operationele procedures, organogrammen, tabellen en flowcharts worden gemaakt met behulp van Google Workspace. Dit omvat met name Google Docs voor documentcreatie, Google Sheets voor het maken van tabellen en Google Drawings* voor het maken van flowcharts. Door de tools van Google Workspace te gebruiken, kunnen organisaties intern samenwerken om hun veiligheidsbeleid op te stellen en te verfijnen voordat ze worden opgeslagen en beheerd in Odoo Documents.
*Google Drawings is prima geschikt om enkele flowcharts te maken. Als er echter veel flowcharts moeten worden gemaakt, is het aan te raden om een app zoals Lucidchart te gebruiken. Lucidchart is een add-on voor Google Workspace.
Documents Odoo - Policy
Documentatie speelt een cruciale rol in het veiligheidsbeheer voor bedrijven in de vrijetijdssector. Wetgevingen, Normen, Manuals, Procedures, etc... moeten correct gearchiveerd worden en gemakkelijk beschikbaar zijn voor de juiste personeelsleden. Odoo Documenten biedt een centrale opslagplaats voor het veilig opslaan en openen van veiligheidsgerelateerde documenten. Door documenten te categoriseren, toegangsrechten in te stellen, versiebeheer in te schakelen of looptijd in te stellen kunnen organisaties documentbeheer stroomlijnen en voldoen aan wettelijke voorschriften.
Odoo HR & eSignature - Management
Het gebruik van Odoo HR voor het beheer van werknemersgegevens maakt het mogelijk om alle benodigde informatie te verzamelen, van het wervingsproces tot prestaties en evaluaties. In de vrijetijdssector zijn organisaties vaak afhankelijk van studenten, seizoenswerkers en deeltijdcontracten. Door alle contracten en veiligheidsovereenkomsten digitaal te laten ondertekenen, bespaart dit niet alleen veel tijd, maar is het ook gunstig voor het milieu. Het hebben van een duidelijk overzicht van het personeel, inclusief hun vaardigheden en kwaliteiten, resulteert jaarlijks in aanzienlijke tijdsbesparingen.
Odoo Aankoop & Voorraad - Assurance
Elk Safety Management System vereist efficiënt beheer van aankoop en voorraad, zoals persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), materialen en machines. Met Odoo Aankoop kunnen organisaties leveranciers evalueren en structureren, terwijl goedgekeurde leveranciers automatisch worden gekoppeld aan Odoo Voorraad. Zo wordt aankoop nauwkeurig bijgehouden, inclusief alle benodigde documentatie. Odoo Aankoop & Voorraad waarborgt ook de naleving van veiligheidsnormen tijdens het inkoopproces, cruciaal voor een effectief SMS.
Odoo Onderhoud - Assurance
Odoo Maintenance maakt materiaalbeheer eenvoudig. Elk materiaal, elke machine of elk persoonlijk beschermingsmiddel (PBM) krijgt een aparte artikel pagina met een uniek serienummer. Op deze pagina kun je inspecties, preventief en correctief onderhoud plannen. Wanneer er onderhoud wordt gepland voor een kritisch onderdeel (SCC) waardoor een installatie buiten gebruik wordt gesteld, wordt Odoo Maintenance gekoppeld aan Mobaro.
Mobaro Maintenance & Operations - Management
Met Mobaro kunnen organisaties verschillende aspecten van operationeel en onderhoudsbeheer op één platform centraliseren. Via de mobiele app krijgen geautoriseerde medewerkers toegang tot geplande veiligheids- en/of operationele checklists, die zijn gekoppeld aan specifieke locaties (e.g. attracties) op het terrein. Nadat deze checklists zijn uitgevoerd, keurt de manager ze goed of af. Als een checklist wordt afgekeurd, wordt er downtime ingepland volgens het LOTO-principe. Om de downtime op te lossen, worden onderhoudstaken aangemaakt en toegewezen aan de juiste onderhoudsdienst. Alles wordt digitaal bijgehouden via het webplatform of de mobiele app. Zodra installaties zijn goedgekeurd, worden ze in de app gemarkeerd als 'open', zodat alle teamleden live kunnen zien of ze open of gesloten zijn.
Odoo eLearning - Promotion
In de vrijetijdssector hebben organisaties personeel nodig met verschillende vaardigheden, vaak jonge medewerkers die seizoensgebonden werk verrichten. Met eLearning kunnen organisaties veel personeelsleden bereiken zonder dat ze ter plaatse moeten zijn. Het personeel krijgt online lessen en wordt geëvalueerd, wat ideaal is om de kennis op te frissen voor het begin van het seizoen. Gebruik Odoo eLearning om nieuw personeel efficiënt op te leiden of bestaand personeel bij te scholen over procedurewijzigingen.
Odoo Helpdesk & Rapportage - Management
Een snelle afhandeling van veiligheidsgerelateerde kwesties is essentieel om een veilige werkomgeving te behouden. Odoo Helpdesk stelt organisaties in staat om veiligheidsincidenten te beheren, oplossingen bij te houden en trends te analyseren. Door een gestructureerd incidentrapportage- en beheersysteem (IRS) te implementeren, kunnen organisaties de oorzaken van veiligheidsproblemen identificeren, corrigerende maatregelen nemen en voortdurend de veiligheidsprestaties verbeteren. Volg IRS data in real-time met Odoo-rapportage om een overzicht te krijgen van de huidige prestaties.
Odoo Helpdesk wordt gebruikt als link tussen onderhoud en veiligheid enerzijds en het operationele departement anderzijds. Een efficiënte en transparante samenwerking tussen onderhoud & veiligheid en operationele teams is cruciaal voor de veiligheid en de klantervaring (CX), wat uiteindelijk een positieve invloed zal hebben op de NPS (Net Promoter Score).
Conclusie
In deze blog hebben we het belangrijke rol van een effectief veiligheidsmanagementsysteem ("SMS") in de vrijetijdssector gepresenteerd. Moderne softwareoplossingen, zoals Odoo, Google Workspace en Mobaro, bieden een geïntegreerde aanpak om veiligheidsprocessen te optimaliseren, compliance te waarborgen en een veilige werkomgeving te handhaven. We hebben ook gezien dat goed beheerd SMS direct en positief van invloed is op de NPS.
Implementatie van SMS met Cabau
Met meer dan 10 jaar ervaringstaat Cabau klaar om organisaties te helpen bij het implementeren van op maat gemaakte SMS-oplossingen. Neem contact met ons op en laat ons uw organisatie helpen bij het verbeteren van de veiligheid en het bevorderen van een cultuur van veiligheid en welzijn.
Wij bieden op maat gemaakte SMS-oplossingen voor:
- Pretparken en Attractieparken
- Avonturenparken
- Family Entertainment Center's (FEC)
- Dierentuinen en Aquaria
- Musea
- Sportteams en Sportevenementen
- Reisorganisaties en Toerismebedrijven
- Concert- en Evenementenlocaties
Meer weten?
Als officiële Odoo-partner is Cabau er om u te helpen met uw Odoo-project en uw bedrijf een boost te geven!