Aujourd'hui, dans un monde qui évolue rapidement, un système de gestion de la sécurité efficace est devenu un aspect crucial pour les entreprises et les organisations du secteur des loisirs. Cependant, de nombreuses organisations utilisent encore de vieux logiciels de sécurité numérique pour gérer leur SMS. Les e-mails, Word et Excel ne sont plus suffisants pour gérer un SMS efficace et ordonné.
Des logiciels sur mesure pour la gestion de la sécurité dans le secteur des loisirs, tels que les parcs d'attractions, les parcs à thème, les zoos, les aquariums et les musées, sont nécessaires.
SMS
Un système de gestion de la sécurité ("SMS") est un ensemble de processus d'entreprise structurés qui garantissent une prise de décision efficace et fondée sur les risques. Les systèmes de gestion de la sécurité aident les organisations à fournir des produits ou des services au niveau de sécurité le plus élevé et à continuer à fonctionner en toute sécurité.
Les quatre éléments d'un SM
Pour gérer numériquement un SMS complet, nous avons besoin de 3 logiciels :
Pourquoi ces logiciels ? Pour les PME, ils offrent le meilleur rapport qualité-prix et nous pouvons les intégrer pour éviter les doublons.
Ci-dessous, nous discutons des applications que nous utilisons pour répondre aux quatre piliers d'un SMS standard qui peut être appliqué dans les PME.
Google Workspace - Policy
Google n'est pas seulement utilisé comme boîte mail et agenda, mais joue également un rôle important dans la création de documents. Les procédures opérationnelles internes, les organigrammes, les tableaux et les processus sont créés à l'aide des outils de Google Workspace. Il s'agit notamment de Google Docs pour la création de documents, de Google Sheets pour la création de tableaux et de Google Drawings* pour la création d'organigrammes. En utilisant les outils de Google Workspace, les organisations peuvent collaborer en interne pour rédiger et affiner leurs politiques de sécurité avant qu'elles ne soient stockées et gérées dans Odoo Documents.
*Google Drawings est suffisant pour créer quelques organigrammes. Cependant, si l'on doit en créer beaucoup, il est recommandé d'utiliser une application comme Lucidchart. Lucidchart est une extension de Google Workspace.
Documents Odoo - Policy
La documentation joue un rôle crucial dans la gestion de la sécurité pour les entreprises du secteur des loisirs. Les lois, les normes, les manuels, les procédures, etc. doivent être archivés correctement et facilement accessibles aux membres du personnel concernés. Odoo Documents fournit un espace central de stockage et d'accès sécurisé aux documents relatifs à la sécurité. En catégorisant les documents, en mettant en place des droits d'accès, en activant le contrôle des versions ou en fixant la durée, les organisations peuvent optimiser la gestion des documents et se conformer aux exigences légales.
Odoo RH & eSignature - Management
L'utilisation d'Odoo RH pour gérer les données des employés permet de collecter toutes les informations nécessaires, depuis le processus de recrutement jusqu'aux performances et aux évaluations. Dans le secteur des loisirs, les organisations font souvent appel à des étudiants, des travailleurs saisonniers et des contrats à temps partiel. La signature numérique de tous les contrats et accords de sécurité permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais elle est également bénéfique pour l'environnement. Le fait de disposer d'une vue d'ensemble claire du personnel, y compris de ses compétences et de ses qualités, se traduit chaque année par un gain de temps considérable.
Odoo Achat & Inventaire - Assurance
Tout système de gestion de la sécurité nécessite une gestion efficace des achats et des inventaires, tels que les équipement de protection individuelle (EPI), les matériaux et les machines. Avec Odoo Achat, les organisations peuvent évaluer et structurer les fournisseurs, tandis que les fournisseurs approuvés sont automatiquement liés à Odoo Inventaire. De cette façon, les achats sont suivis avec précision, y compris toute la documentation nécessaire. Odoo Achat & Inventaire assure également la conformité avec les normes de sécurité au cours du processus d'approvisionnement, ce qui est crucial pour un SMS efficace.
Odoo Maintenance - Assurance
Odoo Maintenance facilite la gestion du matériel. Chaque matériel, machine ou équipement de protection individuelle (EPI) dispose d'une page d'article distincte avec un numéro de série unique. Sur cette page, vous pouvez programmer des inspections et de la maintenance préventive et corrective. Lorsque la maintenance est programmée pour un composant critique (SCC) qui met une installation hors service, Odoo Maintenance est relié à Mobaro.
Mobaro Maintenance & Opérations - Management
Avec Mobaro, les organisations peuvent centraliser les différents aspects de la gestion des opérations et de la maintenance sur une seule plateforme. Grâce à l'application mobile Mobaro, les employés autorisés accèdent aux listes de contrôle opérationnelles et/ou de sécurité planifiées, qui sont liées à des lieux spécifiques (activités/attractions) sur le terrain. Une fois complétées, ces listes de contrôle sont ensuite rejetées ou approuvées par un responsable. Si elles ne sont pas approuvées, un temps d'arrêt (Downtime) est fixé conformément à la procédure LOTO. Pour résoudre le temps d'arrêt, des tâches de maintenance peuvent être créées et assignées au service de maintenance approprié. Tout est contrôlé numériquement via la plateforme web ou l'application mobile. Lorsque les installations sont approuvées, elles sont marquées comme 'ouvertes' dans l'application, permettant à tous les membres de l'équipe de suivre en direct si elles sont ouvertes ou fermées.
Odoo eLearning - Promotion
Dans le secteur des loisirs, les organisations ont besoin de personnel possédant des compétences variées, souvent des jeunes employés effectuant un travail saisonnier. Avec l'eLearning, les organisations peuvent toucher un grand nombre de membres du personnel sans qu'ils aient besoin d'être présents sur place. Le personnel reçoit des cours en ligne et est évalué. C'est idéal pour rafraîchir les connaissances avant le début de la saison. Utilisez Odoo eLearning pour former efficacement les nouveaux employés ou pour perfectionner le personnel existant sur les changements de procédures.
Odoo Helpdesk & Rapportage - Management
Le traitement rapide des problèmes liés à la sécurité est essentiel pour maintenir un environnement de travail sûr. Odoo Helpdesk permet aux organisations de gérer les incidents de sécurité, de suivre les solutions et d'analyser les tendances. En mettant en œuvre un système structuré de rapport et de gestion des incidents (IRS), les organisations peuvent identifier les causes des problèmes de sécurité, mettre en œuvre des mesures correctives et améliorer continuellement les performances en matière de sécurité. Suivez les données IRS en direct avec Odoo reporting pour obtenir une vue d'ensemble des performances actuelles.
Odoo Helpdesk est utilisé comme lien entre la maintenance et sécurité et les opérations. Une collaboration efficace et transparente entre M&S et Opérations est cruciale pour la sécurité et l'expérience du client (CX) qui aura finalement un impact positif sur le NPS.
Conclusion
Dans ce blog, nous avons présenté le rôle important d'un système de gestion de la sécurité ("SMS") efficace dans le secteur des loisirs. Les solutions logicielles modernes, telles que Odoo, Google Workspace, Mobaro, offrent une approche intégrée pour optimiser les processus de sécurité, assurer la conformité et maintenir un environnement de travail en toute sécurité. Nous avons également vu qu'un SMS bien géré a un impact direct et positif sur le NPS.
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