Succesvolle implementatie van de CRM in een rusthuis met Odoo ERP

Bedrijf: Woonzorgcentrum Les Jardins de Scailmont

Les Jardins de Scailmont (LJDS) in Manage is een WZC voor ouderen met dementie gericht op de opvang van ouderen met dementie. LJDS onderscheidt zich in de sector door een innovatieve benadering geïnspireerd door de methodologieën van Montessori, Tubbe en het Humanisme. Haar missie is om de mogelijkheden en het potentieel van ouderen met dementie te benadrukken, in plaats van zich te richten op hun beperkingen. Deze filosofie heeft geleid tot een evolutie van het traditionele concept van een verzorgingstehuis naar een 'maison de vie', waar het leven in al zijn aspecten wordt gevierd en aangemoedigd, zelfs in de context van dementie.

Uitdagingen

LJDS werd geconfronteerd met een complexe beheersstructuur door het gebruik van verschillende afzonderlijke softwareprogramma's voor personeelsplanning, zorgplanning, boekhouding en facturatie. Dit gebrek aan integratie zorgde voor administratieve lasten en algemene inefficiëntie. Het was noodzakelijk om al deze informatie te centraliseren in één geïntegreerd systeem, toegankelijk voor alle belanghebbenden. 

Implementatie ERP Odoo

Cabau Consultancy stelde een oplossing voor op basis van het ERP-systeem Odoo. Elk belangrijk proces werd gekoppeld aan een specifieke Odoo-applicatie, op maat gemaakt via Odoo Studio om te voldoen aan de unieke behoeften van LJDS.

• Optimalisatie van het opnamebeheer met Odoo CRM:
  • Efficiënt beheer van de wachtlijst en opname van nieuwe bewoners.
  • Automatisering van de zoektocht naar beschikbaarheid en aanmaak van bewonersdossiers.
  • Automatische overdracht van CRM-informatie naar het klantendossier, aangevuld met administratieve en medische gegevens.
• Digitalisering van documenten en handtekeningen:
  • Voorbereiding en elektronische ondertekening van opnameformulieren via de "Documenten" en "Elektronische Handtekening" applicaties.
• Integratie van onderhoudsopvolging:
  • Ontwikkeling van een aangepaste applicatie om de staat van de kamers te koppelen aan het dossier van de bewoner.
  • Integratie met de helpdesk voor het opvolgen van onderhoudswerken, wat de logistieke beheersing verbetert.

Resulta​ten 

Dankzij deze oplossingen heeft LJDS de tijd die aan administratieve taken wordt besteed aanzienlijk verminderd, wat heeft geleid tot een verbeterde interne communicatie en een betere service aan de bewoners.